E-Rechnungspflicht für Handwerker — was wirklich gilt.
Die Schlagzeilen klingen dramatisch, die Wahrheit ist überschaubar. Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025, selbst verschicken erst gestaffelt ab 2027/2028 — und für manche gilt eine Ausnahme. Hier steht sachlich, was für deinen Betrieb zählt.
Stand: September 2026 · Keine Rechts- oder Steuerberatung
- Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können — ein E-Mail-Postfach reicht. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
- Verschicken: Pflicht erst gestaffelt — ab 2027 für größere Betriebe (über 800.000 € Umsatz), ab 2028 für alle im B2B.
- Ausgenommen vom Versand: Kleinunternehmer (§ 19 UStG), Rechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden (B2C).
Erstmal klären
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Eine E-Rechnung ist kein eingescanntes Blatt und keine schöne PDF. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, den Software automatisch auslesen kann. In Deutschland sind die gängigen Formate:
- XRechnung — ein reiner XML-Datensatz, u. a. Standard für öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD — ein PDF, in das der maschinenlesbare XML-Datensatz eingebettet ist. Du siehst eine ganz normale Rechnung, die Software liest die Daten dahinter.
Der Fahrplan
Was wann gilt.
Empfangspflicht für alle
Jedes inländische Unternehmen — auch Kleinunternehmer — muss E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Verschicken darfst du in dieser Phase weiterhin Papier; eine PDF gilt als „sonstige Rechnung“ und ist nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Übergangsphase — da stehen wir gerade
Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen alle Betriebe weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Niemand wird zum E-Rechnungs-Versand gezwungen. Sinnvoll ist die Zeit trotzdem: Wer jetzt schon XRechnung oder ZUGFeRD verschicken kann, muss zum Stichtag nichts umstellen.
Versandpflicht für größere Betriebe
Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) müssen E-Rechnungen im B2B versenden. Liegt dein Vorjahresumsatz darunter, darfst du bis Ende 2027 noch Papier oder PDF nutzen.
Versandpflicht für alle
Ab jetzt müssen alle Unternehmen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen — unabhängig von der Betriebsgröße. (Bestehende EDI-Verfahren bleiben unter Bedingungen weiter nutzbar.)
Wen es (noch) nicht trifft
Die Ausnahmen.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Seit dem Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit. Empfangen können musst du sie trotzdem.
Privatkunden (B2C)
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatpersonen bleiben als Papier oder PDF zulässig.
Kleinbeträge bis 250 €
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) dürfen weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Fahrausweise
Tickets und Fahrausweise gelten unabhängig vom Betrag als Ausnahme von der E-Rechnungspflicht.
Konkret für deinen Betrieb
Was du jetzt tun solltest.
Du musst nicht überstürzt etwas umbauen. In dieser Reihenfolge bist du auf der sicheren Seite:
- Heute: Stelle sicher, dass du eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen öffnen und revisionssicher ablegen kannst. Eine Software, die diese Formate liest, genügt.
- Bis 2027/2028: Sorge dafür, dass dein Programm E-Rechnungen nicht nur lesen, sondern auch erzeugen kann — damit du beim Versand-Stichtag nichts umstellen musst.
- Laufend: Achte auf GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung deiner Aus- und Eingangsrechnungen.
Eine mögliche Lösung
Wo MEISTRO ins Bild kommt.
MEISTRO ist eine von mehreren Möglichkeiten, die Vorgaben zu erfüllen — mit einem Schwerpunkt auf einfacher Bedienung: Du sprichst, was du gemacht hast, und MEISTRO erzeugt daraus eine Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, GoBD-konform und revisionssicher, mit DATEV-Export für den Steuerberater. So bist du fürs Empfangen und fürs spätere Verschicken vorbereitet — ab 29 €/Monat, monatlich kündbar.
Häufige Fragen
E-Rechnung — kurz beantwortet.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF-Datei gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931 — zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz).
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer eine E-Rechnung — das gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden (B2C)?
Nein. Die Pflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen zwei Unternehmen im Inland (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht erfasst und können weiter als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.
Ab wann muss ich als Handwerker E-Rechnungen verschicken?
Gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen im B2B verschicken. Kleinere Betriebe dürfen bis 31. Dezember 2027 noch Papier oder PDF nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?
Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass du die eingehende E-Rechnung im Originalformat lesen und unveränderbar bzw. revisionssicher (GoBD) archivieren kannst.
Was gilt für Rechnungen unter 250 Euro?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und dürfen weiterhin als sonstige Rechnung — also Papier oder PDF — ausgestellt werden. Das gilt auch für Fahrausweise.